En el proceso administrativo, se tiene como etapa inicial la Planeación, la cual consiste en la formulación del estado futuro deseado para una organización y con base en éste plantear cursos alternativos de acción, evaluarlos y así definir los mecanismos adecuados a seguir para alcanzar los objetivos propuestos, además de la determinación de la asignación de los recursos humanos y físicos necesarios para una eficiente utilización.
La planeación implica crear el futuro desde el presente con una visión prospectiva, es decir como una prolongación de éste y comprende por lo tanto el establecimiento anticipado de objetivos, políticas, estrategias, reglas, procedimientos, programas, presupuestos, pronósticos, etc.
En cuanto a la planeacion y los tipos de planeacion se puede decir que los planes de una organización se los puede describir según su alcance, marco de tiempo, especificidad o frecuencia de uso. A continuación presentaremos las diferencias de cada atributo.
Según su alcance los planes pueden ser:
– Estratégicos: Son amplios, se aplican a toda la organización y establecen los objetivos generales.
– Operacionales: Son limitados, simplemente abarcan un área de la organización.
Según el marco de tiempo:
– A largo plazo: Se define en un período mayor a tres años.
– A corto plazo: En un período menor o igual a un año.
Puede existir períodos intermedios.
Según su especificidad:
– Direccionales: Son flexibles. Se establecen pautas generales y un enfoque, que no limita a los objetivos específicos de la empresa.
– Concretos: Un enfoque que limita trabajar en un asunto específico.
Según su frecuencia de uso:
Permanentes: Se utiliza el plan varias veces. Proporciona todo lo necesario para efectuarlos.
Único uso: Satisface las necesidades una única vez.
Planificación Estratégica:
La planeación estratégica se puede definir como lo que algunos llaman el arte y ciencia de formular, implantar y evaluar decisiones interfuncionales que permitan a la organización llevar a cabo sus objetivos.
- Según García, F. (1994) la estrategia es un conjunto de decisiones coherentes, unificado e integrado, generalmente recogido en un plan formal, que: determina y revela el propósito de la organización en términos de objetivos a largo y corto plazo, programas de acción y prioridades en la asignación de recursos, reconoce los segmentos de negocio donde la organización está operando en la actualidad e identifica los nuevos segmentos donde debería operar en el futuro, intenta alcanzar, en relación con sus competidores una ventaja competitiva sostenible a largo plazo en cada uno de sus negocios, pretende responder a las amenazas y oportunidades que plantea el entorno, y a las fortalezas y debilidades internas de la organización.
Pasos para la Planificación Estratégica
1. Declaración de la visión
La visión es una declaración que indica hacia dónde se dirige la empresa en el largo plazo, o qué es aquello en lo que pretende convertirse.
La visión responde a la pregunta: “¿qué queremos ser?”.
2. Declaración de la misión y establecimiento de valores
La misión es una declaración duradera del objeto, propósito o razón de ser de la empresa.
La misión responde a la pregunta: “¿cuál es nuestra razón de ser?”.
3. Análisis externo de la empresa
El análisis externo consiste en detectar y evaluar acontecimiento y tendencias que sucedan en el entorno de la empresa, con el fin de conocer la situación del entorno, y detectar oportunidades y amenazas.
Para el análisis externo se evalúan las fuerzas económicas, sociales, gubernamentales, tecnológicas; así como la competencia, los clientes y los proveedores de la empresa.
4. Análisis interno de la empresa
El análisis interno consiste en el estudio de los diferentes aspectos o elementos que puedan existir dentro de una empresa, con el fin de conocer el estado o la capacidad con que ésta cuenta, y detectar sus fortalezas y debilidades.
Para el análisis interno se evalúan los recursos que posee una empresa, ya sean financieros, humanos, materiales, tecnológicos, etc.
5. Establecimiento de los objetivos generales
Los objetivos generales se refieren a los objetivos que definen el rumbo de la empresa, los cuales siempre son de largo plazo.
Una vez realizado los análisis externos e internos de la empresa, se procede a establecer los objetivos que permitan lograr la misión, y que permitan capitalizar las oportunidades externas y fortalezas internas, y superar las amenazas externas y debilidades internas.
6. Diseño, evaluación y selección de estrategias
Una vez que se han establecido los objetivos generales de la empresa, se procede a diseñar, evaluar y seleccionar las estrategias que permitan alcanzar, de la mejor manera posible, dichos objetivos.
El proceso para diseñar, evaluar y seleccionar estrategias es el siguiente:
Se evalúa información sobre el análisis externo (la situación del entorno), se evalúa información sobre el análisis interno (los recursos y la capacidad de la empresa), se evalúa el enunciado de la misión y los valores, se evalúan los objetivos, y se evalúan las estrategias que se hayan utilizado anteriormente, hayan tenido o no buenos resultados.
7. Diseño de planes estratégicos
Y, finalmente, una vez que hemos determinado las estrategias que vamos a utilizar, se procede a diseñar los planes estratégicos, que consisten en documentos en donde se especifica cómo es que se van a alcanzar los objetivos generales propuestos, es decir, cómo se van a implementar o ejecutar las estrategias formuladas.
En el plan estratégico se debe señalar:
Cuáles serán los objetivos específicos que permitan alcanzar los objetivos generales.
Cuáles serán las estrategias específicas o cursos de acción que se van a realizar, que permitan alcanzar los objetivos específicos.
Qué recursos se van a utilizar, y cómo es que se van a distribuir.
El Control
Segun (Henry Fayol): El control consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el PANM adoptado, con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos. Tiene como fin señalar las debilidades y errores a fin de rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente.
El control de gestión es el proceso administrativo que sirve para evaluar el grado de cumplimiento de los objetivos organizacionales previstos por la dirección o gobierno corporativo.
Todas las empresas deben crear nuevos mecanismos de control que permitan tener la certeza que su gestiòn es la correcta.
No hay que olvidar, que el Control de Gestión, satisface las necesidades actuales de la organización, ya que es capaz de englobar todas las funciones organizacionales, no limitándose solo a las operativas, y entregando la importancia en su medida justa al recurso humano en este proceso de control, transformándose en una herramienta valiosa para la administración de la empresa.
el control es considerado en la filosofía empresarial moderna como el análisis permanente de las desviaciones entre objetivos y realizaciones, y la adopción de las medidas correctoras que permitan el cumplimiento de los objetivos o bien su adaptación necesaria
Los sistemas de control para la gestión estratégica de las organizaciones.
Todo sistema de direccion, por muy distintas que sean sus características o función social, está compuesto por un conjunto de funciones complejas en su conformación y funcionamiento. Para Newman (1968, p. 21.): "La dirección ha sido definida como la guía, conducción y control de los esfuerzos de un grupo de individuos hacia un objetivo común."
Los Sistemas de Control de Gestión. Su estructura y funcionamiento.
Desde la comunidad primitiva, el hombre se ha planteado la necesidad de regular sus acciones y recursos en función de su supervivencia como individuo o grupo social organizado. En cualquier caso, existió en primer momento, un instinto de conservación y con el posterior desarrollo bio-psico-social, una conciencia de organización que les permitió administrar sus recursos. Surgió así un proceso de regulación y definición de actividades que garantizaba:
- Orientarse hacia una idea o necesidad determinada, guiados generalmente por un lider.
- Contar con alimentos, herramientas, tierra y hasta lugares para la pesca en determinado período del año.
- Conocer exactamente, quién o quiénes eran responsables de una u otra labor.
- Detectar alguna falta y las posibles causas.
- Actuar ante una situación que atentara en contra de lo que se encontraba previsto.
En términos generales, se habla de eficacia una vez que se han alcanzado los objetivos
- Para Koontz y Weihrich, la eficacia es "el cumplimiento de objetivos".
- Según Robbins y Coulter, eficacia se define como "hacer las cosas correctas", es decir; las actividades de trabajo con las que la organización alcanza sus objetivos.
Simón Andrade, define la eficacia de la siguiente manera: "actuación para cumplir los objetivos previstos. Es la manifestación administrativa de la eficiencia, por lo cual también se conoce como eficiencia directiva".
Finalmente, el Diccionario de la Real Academia Española nos brinda el siguiente significado de Eficacia: (Del lat. efficacĭa). Capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera.
El término de eficacia se aplica principalmente a ámbitos en los que las acciones tienen que tener resultados específicos y controlados, tal es el caso de los ámbitos empresariales y comerciales. En este sentido, la eficacia de una acción buscará en primer término acceder a los recursos, métodos y procedimientos apropiados que generen las mejores consecuencias para la actividad específica.
La Eficacia dentro del Sistema de Gestión de Control
La eficacia es un concepto fundamental en los sistemas de gestión ya que las organizaciones implantan sistemas de gestión, entre otros motivos, para garantizar que sus actividades se desarrollan de manera eficaz y poder demostrarlo.
Es aquella que valora el impacto de lo que hacemos, del producto o servicio que prestamos. No basta con producir con 100% de efectividad el servicio o producto que nos fijamos, tanto en cantidad y calidad, sino que es necesario que el mismo sea el adecuado, aquel que logrará realmente satisfacer al cliente o impactar en nuestro mercado. El comportamiento de estos tres criterios en conjunto nos da de forma global la medida de competitividad de la empresa.
La eficacia se encarga de medir el nivel de ejecución del proceso, se concentran en el Cómo se hicieron las cosas y miden el rendimiento de los recursos utilizados por un proceso. Tienen que ver con la productividad.
Se le utiliza para dar cuenta del uso de los recursos o cumplimiento de actividades con dos acepciones: la primera, como relación entre la cantidad de recursos utilizados y la cantidad de recursos que se había estimado o programado utilizar; la segunda, como grado en el que se aprovechan los recursos utilizados transformándolos en productos.
Eficiencia
En términos generales, la palabra eficiencia hace referencia a los recursos empleados y los resultados obtenidos.
- Según Idalberto Chiavenato, eficiencia "significa utilización correcta de los recursos (medios de producción) disponibles. Puede definirse mediante la ecuación E=P/R, donde P son los productos resultantes y R los recursos utilizados" .
- Para Koontz y Weihrich, la eficiencia es "el logro de las metas con la menor cantidad de recursos" .
Concepto de Efectividad
El término efectividad se refiere al grado de éxito de los resultados alcanzados, es decir, ser eficaz significa que han logrado los resultados deseados.
Diferencia del término eficiencia, que pone el énfasis en los medios utilizados para alcanzar ciertos objetivos, el término efectividad pone el énfasis en los resultados a alcanzar, independientemente de los recursos utilizados. En otras palabras, la eficiencia es “hacer bien”, mientras que la efectividad es “conseguir el objetivo.”
Se observa que es posible ser eficaz sin ser eficiente, y lo inverso también es posible. Por ejemplo, a veces, aunque alcanzar los resultados deseados (la efectividad) se utilizan recursos desproporcionados para tal (falta de eficiencia). Lo óptimo es, obviamente, ser al mismo tiempo eficaz y eficiente, es decir, alcanzar
los resultados deseados utilizando lo mínimo de recursos.
La Efectividad dentro del Sistema de Gestión de Control:
En los aspectos propuestos para superar las limitaciones del Control de Gestión estará siempre en alcanzar la efectividad en los procesos al contar con un carácter sistemático y un enfoque estratégico y no solo alcanzar los enfoques estratégicos sino también los aspectos formales. Es por ello que el sistema debe plantear la utilización de los diferentes aspectos que se utilizan y contemplan a un sistema de control de gestión para que se pueda medir verdaderamente la eficacia y la eficiencia de la gestión dando como resultado la efectividad de los procesos.
Que tan importante es el control de gestión en la administración ?
El control de gestión es un sistema que permite el logro de los objetivos trazados para las entidades mediante un conjunto de resúmenes y datos sistematizados. El sistema requiere que se establezcan los controles, que se mida lo ejecutado de acuerdo con éstos y que se corrijan las desviaciones de los estándares y planes
los administradores públicos deberán preocuparse también por estructurar su sistema de control de gestión, para lo cual deberán seleccionar cuidadosamente los informes que periódicamente exigirán para poder adoptar con base en ellos las decisiones oportunas que corrijan las desviaciones y aseguren el logro deseado.
Muchas razones justifican la implementación de controles, siendo las más relevantes:
- Alinear las conductas de las personas a los objetivos de la organización - resolver el conflicto de intereses opuestos.
- Aumentar la eficiencia operativa y evitar despilfarros, ilícitos, etc.
- Mantener la competitividad de la empresa en el entorno en el que desarrolla sus negocios.
- Establecer planes de recompensas, premios y castigos.
- Guiar las acciones de las personas al logro de los objetivos empresariales.
- Equilibrar los resultados de corto, mediano y largo plazo.
- Evitar problemas legales, ambientales, etc.
- Alinear las conductas de las personas a los objetivos de la organización - resolver el conflicto de intereses opuestos.
- Aumentar la eficiencia operativa y evitar despilfarros, ilícitos, etc.
- Mantener la competitividad de la empresa en el entorno en el que desarrolla sus negocios.
- Establecer planes de recompensas, premios y castigos.
- Guiar las acciones de las personas al logro de los objetivos empresariales.
- Equilibrar los resultados de corto, mediano y largo plazo.
- Evitar problemas legales, ambientales, etc.
Control
El control es un mecanismo que permite corregir desviaciones a través de indicadores cualitativos y cuantitativos dentro de un contexto social amplio, a fin de lograr el cumplimiento de los objetivos claves para el éxito organizacional, es decir, el control se entiende no como un proceso netamente técnico de seguimiento, sino también como un proceso informal donde se evalúan factores culturales, organizativos, humanos y grupales .
¿Qué es lo que debe controlarse?
En un principio pareciera que "todo" debería controlarse, pero... ¿Qué es el todo en una empresa? ¿Sería posible? ¿Todo tiene la misma importancia?... Desde ya que no es posible definir el "todo" en una empresa, menos posible será controlarlo. Sin embargo, hay ciertos criterios básicos que deben seguirse:
- Controlar el desempeño de los factores críticos del éxito.
- Controlar los aspectos más significativos de la gestión.
- Controlar los aspectos estratégicos que hacen a la supervivencia y crecimiento de la empresa.
- Controlar los aspectos que pueden ocasionar grandes pérdidas.
- Controlar los aspectos que pueden originar importantes problemas legales, impositivos, laborales, etc.
- Controlar los aspectos que hacen al desempeño de los empleados.
En un principio pareciera que "todo" debería controlarse, pero... ¿Qué es el todo en una empresa? ¿Sería posible? ¿Todo tiene la misma importancia?... Desde ya que no es posible definir el "todo" en una empresa, menos posible será controlarlo. Sin embargo, hay ciertos criterios básicos que deben seguirse:
- Controlar el desempeño de los factores críticos del éxito.
- Controlar los aspectos más significativos de la gestión.
- Controlar los aspectos estratégicos que hacen a la supervivencia y crecimiento de la empresa.
- Controlar los aspectos que pueden ocasionar grandes pérdidas.
- Controlar los aspectos que pueden originar importantes problemas legales, impositivos, laborales, etc.
- Controlar los aspectos que hacen al desempeño de los empleados.
Gestión
Management es un vocablo poliédrico de procedencia anglosajona, utilizado para designar en lenguaje universal a la gestión empresarial. No tiene una traducción específica a ninguna otra lengua. Se ha traducido a la lengua española, indistintamente, como Administración, Gerencia, Dirección, Gestión, Dirección Integrada, Gestión Integrada. De ellos se han utilizado mayormente en nuestro medio Administración, Gerencia, Dirección y Gestión. Estos conceptos han devenido, a la larga, en sinónimos; pese a los grandes esfuerzos que se ha hecho por diferenciarlos, quizás porque en todos están presentes las funciones básicas de la dirección..
Pese a que algunos consideran la gestión como una ciencia empírica antigua, y que las modernas escuelas de gestión tuvieron sus antecedentes en los trabajos de la Dirección Científica, solo es a partir de la segunda mitad del siglo XX que comienza el boom de la gestión con los trabajos de Peter Drucker. Desde entonces ha sido vista, indistintamente, como “un conjunto de reglas y métodos para llevar a cabo con la mayor eficacia un negocio o actividad empresarial” (Espasa Calpe, 2008, p. 1), como una “función institucional global e integradora de todas las fuerzas que conforman una organización” (Restrepe, 2008, p. 2), que enfatiza en la dirección y el ejercicio del liderazgo, o como un “proceso mediante el cual se obtiene, despliega o utiliza una variedad de recursos básicos para apoyar los objetivos de la organización”
Los condicionantes del control de gestión
El primer condicionante es el entorno. Puede ser un entorno estable o dinámico, variable cíclicamente o completamente atípico. La adaptación al entorno cambiante puede ser la clave del desarrollo de la empresa.
Los objetivos de la empresa también condicionan el sistema de control de gestión, según sean de rentabilidad, de crecimiento, sociales y medioambientales, etc.
La estructura de la organización, según sea funcional o divisional, implica establecer variables distintas, y por ende objetivos y sistemas de control también distintos.
El tamaño de la empresa está directamente relacionado con la centralización. En la medida que el volumen aumenta es necesaria la descentralización, pues hay más cantidad de información y complejidad creciente en la toma de decisiones.
Por último, la cultura de la empresa, en el sentido de las relaciones humanas en la organización, es un factor determinante del control de gestión, sin olvidar el sistema de incentivos y motivación del personal.
Los fines del control de gestión
El fin último del control de gestión es el uso eficiente de los recursos disponibles para la consecución de los objetivos. Sin embargo podemos concretar otros fines más específicos como los siguientes:
Informar. Consiste en transmitir y comunicar la información necesaria para la toma de decisiones.
Coordinar. Trata de encaminar todas las actividades eficazmente a la consecución de los objetivos.
Evaluar. La consecución de las metas (objetivos) se logra gracias a las personas, y su valoración es la que pone de manifiesto la satisfacción del logro.
Motivar. El impulso y la ayuda a todo responsable es de capital importancia para la consecución de los objetivos.
Los instrumentos del control de gestión
Las herramientas básicas del control de gestión son la planificación y los presupuestos.
La planificación consiste en adelantarse al futuro eliminando incertidumbres. Está relacionada con el largo plazo y con la gestión corriente, así como con la obtención de información básicamente externa. Los planes se materializan en programas.
El presupuesto está más vinculado con el corto plazo. Consiste en determinar de forma más exacta los objetivos, concretando cuantías y responsables. El presupuesto aplicado al futuro inmediato se conoce por planificación operativa; se realiza para un plazo de días o semanas, con variables totalmente cuantitativas y una implicación directa de cada departamento.
El presupuesto se debe negociar con los responsables para conseguir una mayor implicación; no se debe imponer, porque originaría desinterés en la consecución de los objetivos.
La comparación de los datos reales, obtenidos esencialmente de la contabilidad, con los previstos puede originar desviaciones, cuando no coinciden. Las causas pueden ser: Errores en las previsiones del entorno: estimación de ventas, coste de ventas, gastos generales, etc.
Errores de método: poca descentralización, escaso rigor temporal, falta de coordinación entre contabilidad y presupuestos, etc.
Errores en la relación medios–fines: cifras ambiciosas, incorrecto uso de los medios, etc.
Esas desviaciones son analizadas para tomar decisiones, tanto estratégicas (revisión y/o cambio de plan y programas), como tácticas u operativas (revisión y/o cambio de objetivos y presupuestos).
Se pueden citar otras herramientas operativas como: la división de centros de responsabilidad, el establecimiento de normas de actuación y la dirección por objetivos.
Sistema de Control en la Organización
Los sistemas de control son sistemas formales de fijación de metas, monitoreo, evaluación y retroalimentación cuya información señala a los gerentes si la estrategia y estructura de la organización están funcionando en forma eficiente y eficaz. Los sistemas de control efectivos alertan a los gerentes cuando las cosas van mal y les dan tiempo para reaccionar ante las oportunidades y amenazas. Un sistema de control eficaz posee tres características: tiene la flexibilidad suficiente para permitir que los gerentes reaccionen debidamente a los eventos inesperados.
- Tienes la flexibilidad suficiente para permitir que los gerentes reaccionen debidamente a los eventos inesperados.
- Aporta información precisa y brinda a los gerentes una imagen real de desempeño organizacional.
- Aporta información oportuna a los gerentes, porque tomar decisiones con base en información obsoleta es una garantía de fracaso.
Competitividad empresarial
Hay ciertos conceptos en el mundo empresarial y de los negocios que son esenciales a tomar en cuenta cuando se trata de encontrar los mejores resultados. Uno de ellos es el concepto de competitividad empresarial, por el que entendemos la búsqueda de eficacia y efectividad que las diferentes empresas, entidades empresariales y corporaciones realizan en pos de posicionarse como las mejores en sus rubros o áreas, superando a posibles competidoras.
Hablamos de competitividad empresarial al hacer referencia a las diferentes estrategias y métodos que las diversas entidades comerciales llevan a cabo con tal de no sólo obtener los mejores resultados si no también de que esos resultados sean los mejores en el rubro. Así, las empresas realizan diferentes campañas en las que a través de elementos como publicidad, calidad del producto o servicio, confianza, efectividad o tradición apelan a diferentes clientes que pueden ya existir o que pueden generarse a partir del momento.
Eficiencia y Competitividad
Eficiencia: consiste en el logro de las metas con la menor cantidad de recursos. Obsérvese que el punto clave en ésta definición es ahorro o reducción de recursos al mínimo.
Competitividad: Es la capacidad de una empresa u organización de cualquier tipo para desarrollar y mantener unas ventajas comparativas que le permiten disfrutar y sostener una posición destacada en el entorno socio económico en que actúan.
Fines del Control de Gestión
El fin último del control de gestión es el uso eficiente de los recursos disponibles para la consecución de los objetivos. Sin embargo, podemos concretar otros fines más específicos como los siguientes:
- Informar: Consiste en transmitir y comunicar la información necesaria para la toma de decisiones.
- Coordinar: Trata de encaminar todas las actividades eficazmente a la consecución de los objetivos.
- Evaluar: La consecución de las metas (objetivos) se logra gracias a las personas, y su valoración es la que pone de manifiesto la satisfacción del logro.
- Motivar: El impulso y la ayuda a todo responsable es de total importancia para la consecución de los objetivos.
Integrantes:
Luis Perez C.I: 19.850.843
estefani arteaga C.I: 24.684.083
Isabel Ortega C.I: 11.278.687
Pienso que una de las actitudes más concretas y útiles para llevar a cabo un buen nivel de vida, ordenado y fácil de preveer es la de la planificación. No ser capaces de planificar nuestras vidas es un gran problema ya que supone siempre no poder aprovechar nuestro tiempo y terminar sufriendo por fechas límites, situaciones finales o circunstancias en las que ya no se puede volver atrás. Nos genera problemas también porque nos hace perder oportunidades y nos causa dolor en el futuro si uno no organiza su vida de alguna u otra manera.
ResponderEliminarSe advierte que todos los modelos de planificación consisten siempre en modelos limitados, por lo que no puede prescindirse de afirmar que no necesariamente el planeamiento de una estrategia para un lugar y un momento dados puede extrapolarse a otras circunstancias. De allí se destaca la importancia de la planificación local y regional, en función de las características de cada población y sus recursos.